El estudio organizacional –
administrativo – legal.
Uno
de los aspectos que menos se tienen en cuenta en el estudio de proyectos es
aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su
administración: organización, procedimientos administrativos y aspectos
legales. Para cada proyecto es posible definir la estructura organizativa que
más se adapte a los requerimientos de su posterior operación.
Figura
1.
Conocer esta estructura es fundamental para
definir las necesidades de personal calificado para la gestión y, por tanto,
estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.
Al igual que en los estudios anteriores, es preciso simular el proyecto en
operación.
Para
ello deberán definirse, con el detalle que sea necesario, los procedimientos
administrativos que podrían implementarse junto con el proyecto. Pueden existir
diferencias sustanciales, entre los costos de llevar registros normales frente
a los computacionales, y mientras en algunos proyectos convenga la primera
modalidad, en otros puede ser más adecuada la segunda.
Figura
2.
La decisión de desarrollar internamente
actividades que pudieran subcontratarse influye directamente en los costos por
la mayor cantidad de personal que pudiera necesitarse, la mayor inversión en
oficinas y equipamiento y el mayor costo en materiales y otros insumos.
Figura
3.
Como
puede apreciarse, una decisión que pareciera ser secundaria lleva asociada una
serie de inversiones y costos que ningún estudio de proyectos podría olvidar.
Bastaría
un análisis muy simple para dejar de manifiesto la influencia de los
procedimientos administrativos sobre la cuantía de las inversiones y los costos
del proyecto. Los sistemas y procedimientos contable-financieros, de
información, de planificación y presupuesto, de personal, adquisiciones,
crédito, cobranzas y muchos más van asociados con los costos específicos de
operación. Los sistemas y procedimientos que definen a cada proyecto en
particular también determinan la inversión en estructura física. La simulación
de su funcionamiento permitirá definir las necesidades de espacio físico para
oficinas, pasillos, estacionamiento, jardines, vías de acceso, etcétera.
Ninguna de estas consideraciones puede dejarse al azar.
Figura
4.
De su propio análisis se derivarán otros
elementos de costos que, en suma, podrían hacer no rentable un proyecto que,
según estimaciones preliminares, haya parecido conveniente de implementar.
Casos típicos de esto son los mecanismos de comunicación interna, el equipamiento
de implementos de prevención (incendios y riesgos en general) o la inclusión de
la variable de retiro y recontratación de personal, por nombrar sólo algunos.
Figura
5.
Tan importante como los aspectos anteriores es
el estudio legal. Aunque no responde a decisiones internas del proyecto, como
la organización y los procedimientos administrativos, influye indirectamente en
ellos y, en consecuencia, sobre la cuantificación de sus desembolsos. Los
aspectos legales pueden restringir la localización y obligar a mayores costos
de transporte, o bien pueden otorgar franquicias para incentivar el desarrollo
de determinadas zonas geográficas donde el beneficio que obtendría el proyecto
superaría los mayores costos de transporte. Uno de los efectos más directos de
los factores legales y reglamentarios se refiere a los aspectos tributarios.
Normalmente existen disposiciones que afectan de manera diferente a los
proyectos, dependiendo del bien o servicio que produzcan. Esto se manifiesta en
el otorgamiento de permisos y patentes, en las tasas arancelarias diferenciadas
para tipos distintos de materias primas o productos terminados, o incluso en la
constitución de la empresa que llevará a cabo el proyecto, la cual tiene
exigencias impositivas distintas según sea el tipo de organización que se
seleccione.
Figura
6.
Otro
de los efectos lo constituye la determinación de los desembolsos que representa
la concreción de las opciones seleccionadas como las más convenientes para el
proyecto. Por ejemplo, los gastos en que se deberá incurrir por la confección
de un contrato para encargar una tecnología que debe hacerse han pedido. Así
mismo, es posible identificar una serie de otros efectos económicos vinculados
con variables legales.
Nassir Sapag Chain, Reinaldo Sapag Chain. Preparación y evaluación de proyectos. Editorial McGraw Hill. Bogotá Colombia.
